O que considerar na auditoria de uma empresa de Hong Kong?

Muitas empresas, após registrarem uma empresa em Hong Kong, concentram-se na abertura de contas bancárias, recebimentos internacionais, parcerias com clientes e operações transfronteiriças, mas negligenciam um aspeto crucial da manutenção contínua: a auditoria e a declaração fiscal.

Para empresas já em operação, a auditoria não se resume a organizar alguns recibos, mas sim a uma revisão sistemática das operações, receitas, custos, extratos bancários, contratos e registos financeiros do ano fiscal, com um relatório emitido por um contabilista certificado de Hong Kong de acordo com os requisitos aplicáveis.

De acordo com o Registo de Empresas de Hong Kong, os diretores de empresas em geral devem preparar demonstrações financeiras para cada ano fiscal, que devem ser auditadas, exceto no caso de empresas inativas. A Autoridade Tributária de Hong Kong também esclarece que, ao apresentar a declaração de imposto sobre lucros, a empresa geralmente deve incluir demonstrações financeiras auditadas, salvo exceções específicas.

1. Por que a auditoria é necessária para uma empresa de Hong Kong?

O papel central da auditoria é tornar os dados operacionais da empresa mais claros e padronizados, facilitando a declaração fiscal subsequente, a manutenção da conta bancária, as parcerias com clientes e a gestão empresarial.

Para empresas de comércio externo, comércio eletrónico transfronteiriço, comércio internacional e marcas globais, a empresa de Hong Kong geralmente lida com recebimentos em várias moedas, pagamentos de clientes internacionais, liquidações com fornecedores, recebimentos de plataformas, receitas de serviços e despesas de aquisição. Se os documentos não forem organizados regularmente, na fase de auditoria podem surgir problemas como extratos bancários pouco claros, contratos e faturas incompletos, receitas e custos não correspondentes e descrições insuficientes das operações.

A clareza da auditoria não afeta apenas a preparação da declaração fiscal, mas também a conformidade futura da conta, a comunicação bancária e a gestão operacional de longo prazo.

2. Que empresas de Hong Kong devem prestar atenção à auditoria?

Em geral, qualquer empresa de Hong Kong constituída e em operação deve dar importância à auditoria e ao planeamento fiscal. Mesmo que a empresa tenha lucros baixos ou opere principalmente fora de Hong Kong, isso não significa que possa ignorar a organização dos documentos de auditoria.

Empresas dos seguintes tipos, em particular, são aconselhadas a planear a auditoria com antecedência:

• Empresas de Hong Kong que recebem pagamentos de comércio externo
• Empresas de comércio eletrónico transfronteiriço
• Empresas de liquidação de comércio internacional
• Empresas que colaboram com clientes internacionais
• Holdings de marcas globais
• Empresas com contas bancárias em Hong Kong para recebimentos e pagamentos
• Empresas com registos de recebimentos de plataformas, transferências de clientes e pagamentos a fornecedores
• Empresas que precisam manter a conformidade contínua em Hong Kong

Se a empresa não tiver operações reais, é necessário avaliar se é considerada inativa, se precisa de declarar e como proceder com a manutenção — não se pode simplesmente assumir que "não opera, então não precisa de atenção".

3. Que documentos preparar antes da auditoria?

Antes da auditoria, a empresa geralmente precisa organizar os seguintes tipos de documentos:

1. Documentos básicos da empresa

Incluem o certificado de registo, certificado de registo comercial, estatutos, formulário de constituição, declaração anual, dados dos diretores e acionistas, e documentos de alterações.

As empresas de Hong Kong também devem apresentar a declaração anual dentro dos prazos — as empresas privadas locais geralmente têm 42 dias após o aniversário da constituição para apresentá-la ao Registo de Empresas.

2. Documentos bancários

Incluem extratos mensais da conta bancária de Hong Kong, extratos de transações, registos de recebimentos, registos de pagamentos e saldos da conta. Se a empresa tiver várias contas bancárias ou operar em várias moedas, estes devem ser organizados separadamente.

3. Contratos e documentos de transações

Incluem contratos de venda, contratos de compra, pedidos de clientes, acordos com fornecedores, faturas proforma, faturas comerciais, listas de embalagem, conhecimentos de embarque, documentos logísticos, capturas de ecrã de pedidos de plataformas e e-mails com clientes.

Estes documentos ajudam o contabilista a compreender as fontes de receita, o modelo de negócio, o contexto das transações e o fluxo de fundos.

4. Documentos de receitas e custos

A empresa deve organizar um resumo das receitas do ano, custos de aquisição, custos de serviços, taxas de plataforma, comissões, custos logísticos, despesas de escritório, despesas com pessoal e despesas de viagem.

Se os registos contabilísticos não forem mantidos regularmente, pode ser necessário reconstruir o contexto de cada transação durante a auditoria.

5. Descrição de empresas relacionadas e operações

Se a empresa de Hong Kong tiver transações com empresas na China continental, no estrangeiro, com acionistas relacionados ou outras entidades, é necessário preparar uma explicação, incluindo a relação comercial, motivo dos pagamentos/recebimentos, conteúdo dos serviços e fluxo de mercadorias.

4. Problemas comuns na auditoria de empresas de Hong Kong

Muitas empresas enfrentam o problema de "documentos incompletos" em vez de "falta de operações" durante a auditoria.

Por exemplo:

• Recebimentos no extrato bancário sem contrato correspondente
• Pagamentos de clientes identificáveis, mas sem fatura ou pedido
• Muitos pagamentos a fornecedores, mas documentos de aquisição incompletos
• Uso misto de contas empresariais e pessoais
• Múltiplas transações sem justificação de propósito
• Operações na China continental ou no estrangeiro sem descrição do contexto

Estes problemas aumentam o custo de comunicação da auditoria e podem atrasar o processo. Portanto, recomenda-se que as empresas não esperem até receber a declaração fiscal para começar a reunir documentos, mas organizem regularmente contratos, faturas, extratos bancários e registos de operações durante o ano.

5. Relação entre auditoria e declaração fiscal

O relatório de auditoria é normalmente utilizado para a declaração do imposto sobre lucros. A Autoridade Tributária de Hong Kong indica que as empresas e sociedades podem apresentar a declaração de imposto sobre lucros por via eletrónica, anexando as demonstrações financeiras exigidas, cálculos fiscais e formulários complementares.

Portanto, a auditoria não é um assunto isolado, mas sim uma parte importante da manutenção anual da conformidade em Hong Kong. As empresas que pretendem utilizar a empresa de Hong Kong para recebimentos, comércio e operações transfronteiriças a longo prazo devem dar atenção à organização dos documentos contabilísticos, ao calendário da auditoria e ao ritmo da declaração fiscal.

6. Como a Foshan EasySail pode ajudar?

A Foshan EasySail (佛山易启航) oferece serviços de consultoria em auditoria para empresas de Hong Kong já registadas, ajudando os clientes a compreender os requisitos, documentos necessários, procedimentos e aspetos a considerar, preparando a empresa para a auditoria com antecedência.

Os nossos serviços incluem:

• Consultoria pré-auditoria para empresas de Hong Kong
• Organização de documentos financeiros da empresa
• Revisão de extratos bancários
• Preparação de contratos e faturas
• Lembretes da lista de documentos necessários
• Explicação do processo de auditoria
• Assistência na obtenção do relatório de auditoria
• Consultoria sobre declaração fiscal subsequente e manutenção da conformidade

Com base na situação real da empresa, uso da conta bancária, transações comerciais e integridade documental, ajudamos a organizar os materiais necessários para a auditoria, reduzindo problemas de comunicação causados por documentos em falta, registos pouco claros ou descrições insuficientes das operações.

Se a sua empresa de Hong Kong já começou a receber e fazer pagamentos, ou se planeia utilizá-la a longo prazo para recebimentos de comércio externo, comércio eletrónico transfronteiriço, comércio internacional, marketing global ou colaboração com clientes internacionais, é aconselhável preparar os documentos de auditoria e o planeamento anual de conformidade o mais cedo possível.