Audit d'une société à Hong Kong : que faut-il retenir ?

De nombreuses entreprises, après avoir enregistré une société à Hong Kong, se concentrent sur l'ouverture de compte bancaire, les encaissements à l'étranger, la collaboration avec les clients et le développement d'activités transfrontalières, mais négligent souvent un aspect crucial de la maintenance ultérieure de la société : l'audit et la déclaration fiscale.

Pour une société hongkongaise déjà en activité, l'audit ne consiste pas simplement à rassembler quelques reçus. Il s'agit d'une revue systématique des éléments suivants sur l'exercice fiscal : situation opérationnelle, revenus et coûts, relevés bancaires, contrats commerciaux, registres financiers, etc. Un expert-comptable agréé à Hong Kong établit ensuite un rapport d'audit conforme aux exigences.

Le registre des sociétés de Hong Kong précise, dans son guide sur l'ordonnance relative aux sociétés, que les administrateurs doivent préparer des états financiers pour chaque exercice fiscal, lesquels doivent être audités (sauf pour les sociétés dormantes). L'administration fiscale de Hong Kong indique également que lors du dépôt de la déclaration d'impôt sur les bénéfices, les états financiers audités doivent généralement être joints, sous réserve de certaines exceptions.

Pourquoi une société à Hong Kong doit-elle réaliser un audit ?

Le rôle central de l'audit est de clarifier et standardiser les données opérationnelles de la société, facilitant ainsi la déclaration fiscale, la maintenance du compte bancaire, la collaboration avec les clients et la gestion d'entreprise.

Pour les entreprises de commerce extérieur, les sociétés de commerce électronique transfrontalier, les sociétés de commerce international ou les marques cherchant à se développer à l'étranger, une société à Hong Kong est souvent impliquée dans des opérations multi-devises : encaissements de clients étrangers, paiements aux fournisseurs, remboursements de plateformes, revenus de services, dépenses d'achat, etc. Si la documentation n'est pas régulièrement organisée, l'étape de l'audit peut révéler des problèmes : relevés bancaires peu clairs, contrats et factures incomplets, revenus et coûts non corrélés, explications insuffisantes des activités.

La qualité de l'audit influence non seulement la préparation des documents fiscaux, mais aussi la conformité future du compte bancaire, les échanges avec la banque et la gestion à long terme de l'entreprise.

Quelles sociétés à Hong Kong doivent se soucier de l'audit ?

En général, dès qu'une société à Hong Kong est constituée et exerce une activité, elle doit accorder de l'importance à l'audit et à la déclaration fiscale. Même si les bénéfices sont temporairement faibles ou que les activités se déroulent principalement en dehors de Hong Kong, cela ne signifie pas que la préparation des documents d'audit peut être ignorée.

Les types d'entreprises suivants devraient particulièrement planifier l'audit de leur société à Hong Kong :

• Sociétés hongkongaises utilisées pour encaisser des paiements de l'étranger
• Sociétés opérant dans le e-commerce transfrontalier
• Sociétés de règlement de commerce international
• Sociétés collaborant avec des clients étrangers
• Sociétés holding pour le développement de marques à l'international
• Sociétés disposant d'un compte bancaire à Hong Kong pour encaissements et paiements
• Sociétés ayant des enregistrements de remboursements de plateformes, virements clients, paiements fournisseurs
• Sociétés nécessitant une maintenance à long terme de leur statut de conformité à Hong Kong

Si la société n'a pas d'activité réelle, il faut déterminer si elle relève du statut de société dormante, si des déclarations sont nécessaires et comment assurer la maintenance ultérieure. Il ne faut pas simplement penser « pas d'activité = pas de suivi ».

Quels documents préparer avant l'audit d'une société à Hong Kong ?

Avant l'audit, l'entreprise doit généralement organiser les catégories de documents suivantes :

1. Documents de base de la société

Certificat d'immatriculation, certificat d'enregistrement commercial, statuts, formulaire de constitution, déclaration annuelle, informations sur les administrateurs et actionnaires, documents de modification, etc.

Chaque année, une société à Hong Kong doit déposer une déclaration annuelle auprès du registre des sociétés. Pour une société privée locale, le délai est généralement de 42 jours après l'anniversaire de la constitution.

2. Documents bancaires

Relevés mensuels du compte bancaire à Hong Kong, flux bancaires, enregistrements d'encaissements et de paiements, soldes, etc. Si la société possède plusieurs comptes ou utilise plusieurs devises, ceux-ci doivent être clairement organisés séparément.

3. Contrats commerciaux et documents de transaction

Contrats de vente, contrats d'achat, commandes clients, accords fournisseurs, factures pro forma, factures commerciales, listes de colisage, connaissements, documents logistiques, captures d'écran de commandes sur plateformes, emails échangés avec les clients, etc.

Ces documents aident l'expert-comptable à comprendre les sources de revenus, le modèle d'activité, le contexte des transactions et les flux de fonds.

4. Documents de revenus et coûts

L'entreprise doit organiser le détail des revenus, des coûts d'achat, des coûts de services, des frais de plateforme, des commissions, des frais logistiques, des frais de bureau, des frais de personnel, des frais de déplacement, etc. pour l'exercice.

Si la comptabilité n'a pas été tenue régulièrement, l'audit peut nécessiter de reconstituer le contexte commercial de chaque flux de fonds.

5. Explications sur les sociétés liées et les activités

Si la société à Hong Kong a des relations d'affaires avec une société en Chine continentale, une société à l'étranger, des actionnaires liés ou d'autres entités, il faut préparer des explications : nature de la relation, motifs des encaissements/paiements, contenu des services, flux de marchandises, etc.

Problèmes courants lors de l'audit d'une société à Hong Kong

De nombreuses entreprises rencontrent non pas l'absence d'activité, mais l'incomplétude des documents.

Exemples :

• Des encaissements apparaissent sur le relevé bancaire mais aucun contrat correspondant n'est trouvé.
• Des paiements clients sont identifiés mais sans facture ni commande.
• Des paiements fournisseurs sont nombreux mais les documents d'achat sont incomplets.
• Le compte bancaire professionnel est mélangé avec des comptes personnels.
• De nombreuses transactions ne peuvent pas être justifiées quant à leur objet.
• Les activités se déroulent en Chine continentale ou à l'étranger mais manquent d'explications contextuelles.

Ces problèmes augmentent les coûts de communication avec l'expert-comptable et peuvent retarder l'audit. Il est donc conseillé de ne pas attendre la réception du formulaire de déclaration fiscale pour commencer à chercher les documents. Il faut organiser régulièrement les contrats, factures, relevés bancaires et enregistrements d'activités dans le cadre de la gestion courante.

Quel est le lien entre l'audit et la déclaration fiscale à Hong Kong ?

Le rapport d'audit est généralement utilisé pour la déclaration d'impôt sur les bénéfices (profits tax). L'administration fiscale de Hong Kong précise que les sociétés et les entreprises individuelles peuvent soumettre leur déclaration par voie électronique, en y joignant les états financiers requis, le calcul de l'impôt et les formulaires complémentaires.

Ainsi, l'audit n'est pas une étape isolée, mais un maillon essentiel de la maintenance annuelle de conformité d'une société à Hong Kong. Si une entreprise souhaite utiliser sa société hongkongaise à long terme pour des encaissements, du commerce ou des partenariats transfrontaliers, elle doit anticiper la tenue des comptes, l'audit et le calendrier fiscal.

Quels services EasySail Consulting (易启航) peut-il offrir ?

EasySail Consulting (易启航), basé à Foshan, propose des services de conseil en audit pour les sociétés déjà enregistrées à Hong Kong. Nous aidons les clients à comprendre les exigences d'audit, les documents nécessaires, les procédures et les points à retenir, afin qu'ils puissent se préparer en amont.

Nos services comprennent :

• Consultation avant l'audit
• Organisation des documents financiers
• Synthèse des relevés bancaires
• Préparation des contrats commerciaux et factures
• Rappels sur la liste des documents d'audit
• Explication du processus d'audit
• Assistance à l'obtention du rapport d'audit
• Conseils pour la déclaration fiscale ultérieure et la maintenance de conformité

Nous adaptons notre accompagnement en fonction de la situation réelle de la société cliente : utilisation du compte bancaire, transactions, exhaustivité des documents. Notre objectif est de réduire les problèmes liés à des documents manquants, une comptabilité floue ou des explications insuffisantes.

Si votre société à Hong Kong a déjà commencé à encaisser et payer, ou si vous prévoyez de l'utiliser à long terme pour le commerce extérieur, le e-commerce transfrontalier, le commerce international, le développement de marque à l'étranger ou la collaboration avec des clients étrangers, nous vous recommandons de préparer dès maintenant vos documents d'audit et de planifier votre calendrier de conformité annuelle.