¿Qué se debe tener en cuenta en la auditoría de una empresa de Hong Kong?

Muchas empresas que registran una compañía en Hong Kong se centran en abrir cuentas bancarias, recibir pagos del extranjero, colaborar con clientes y desarrollar negocios transfronterizos, pero a menudo pasan por alto un aspecto clave del mantenimiento posterior: la auditoría y la declaración tributaria.

Para una empresa de Hong Kong que ya opera, la auditoría no es simplemente organizar unos cuantos recibos, sino un análisis sistemático de la situación operativa, ingresos, costos, flujos bancarios, contratos comerciales y registros financieros del año fiscal, realizado por un contador público certificado de Hong Kong de acuerdo con los requisitos correspondientes, quien emite un informe de auditoría.

La explicación del Registro de Empresas de Hong Kong sobre la Ordenanza de Sociedades menciona que, en general, los directores de una empresa deben preparar estados financieros para cada año fiscal, y dichos estados deben ser auditados, excepto en el caso de empresas inactivas. Asimismo, el Departamento de Impuestos de Hong Kong indica que, al presentar la declaración del impuesto sobre beneficios, la empresa generalmente debe adjuntar los estados financieros auditados, salvo excepciones específicas.

• ¿Por qué las empresas de Hong Kong deben realizar una auditoría?

La función principal de la auditoría en Hong Kong es hacer que los datos operativos de la empresa sean más claros y estandarizados, facilitando también la posterior declaración tributaria, el mantenimiento de cuentas bancarias, la colaboración con clientes y la gestión empresarial.

Para las empresas de comercio exterior, comercio electrónico transfronterizo, comercio internacional y marcas que se expanden al extranjero, la empresa de Hong Kong suele implicar cobros en múltiples divisas, pagos de clientes extranjeros, liquidaciones con proveedores, reembolsos de plataformas, ingresos por servicios, gastos de compras, etc. Si no se organizan bien los documentos en el día a día, en la etapa de auditoría pueden surgir problemas como flujos bancarios poco claros, contratos y facturas incompletos, ingresos y costos no coincidentes, y falta de explicación comercial.

La claridad de la auditoría no solo afecta la preparación de la documentación tributaria, sino también el cumplimiento futuro de la cuenta bancaria, la comunicación con el banco y la gestión empresarial a largo plazo.

• ¿Qué empresas de Hong Kong deben prestar atención a la auditoría?

En general, una vez que una empresa de Hong Kong se ha constituido y ha comenzado a operar, debe dar importancia a la auditoría y la planificación tributaria. Incluso si la empresa tiene bajos beneficios o sus operaciones se realizan principalmente fuera de Hong Kong, no significa que se pueda ignorar la organización de los documentos de auditoría.

En particular, los siguientes tipos de empresas deberían planificar con antelación la auditoría de su empresa de Hong Kong:

• Empresas de Hong Kong que reciben pagos de comercio exterior
• Empresas operadoras de comercio electrónico transfronterizo
• Empresas de liquidación de comercio internacional
• Empresas que colaboran con clientes en el extranjero
• Empresas holding de marcas que se expanden al exterior
• Empresas con cuentas bancarias en Hong Kong que reciben y realizan pagos
• Empresas con registros de reembolsos de plataformas, transferencias de clientes y pagos a proveedores
• Empresas que necesitan mantener a largo plazo el estado de cumplimiento de la empresa de Hong Kong

Si la empresa no tiene operaciones reales, también debe evaluar si se trata de una empresa inactiva, si necesita presentar declaraciones y cómo gestionar el mantenimiento posterior; no se puede asumir simplemente que "si no opera, no hay que preocuparse".

• ¿Qué documentos se deben preparar antes de la auditoría de una empresa de Hong Kong?

Antes de la auditoría, la empresa generalmente debe organizar los siguientes tipos de documentos:

1) Documentos básicos de la empresa

Incluyen el certificado de registro de la empresa, el certificado de registro comercial, los estatutos, el formulario de constitución, la declaración anual, los datos de los directores y accionistas, y los documentos de modificación de la empresa.

Las empresas de Hong Kong también deben presentar la declaración anualmente según lo requerido; las empresas privadas locales generalmente deben presentar la declaración anual al Registro de Empresas dentro de los 42 días posteriores al aniversario de su constitución.

2) Documentos de la cuenta bancaria

Incluyen los estados de cuenta mensuales de las cuentas bancarias de Hong Kong, los flujos bancarios, los registros de cobros y pagos, y los saldos de las cuentas. Si la empresa tiene varias cuentas bancarias o maneja múltiples divisas, también deben organizarse por separado.

3) Contratos comerciales y documentos de transacciones

Incluyen contratos de venta, contratos de compra, pedidos de clientes, acuerdos con proveedores, facturas proforma, facturas comerciales, listas de empaque, conocimientos de embarque, documentos logísticos, capturas de pantalla de pedidos de plataformas, correos electrónicos con clientes, etc.

Estos documentos ayudan al contador a comprender la fuente de ingresos, el modelo de negocio, el contexto de las transacciones y el flujo de fondos de la empresa.

4) Documentos de ingresos y costos

La empresa debe organizar el detalle de ingresos del año, costos de compras, costos de servicios, comisiones de plataformas, gastos de logística, gastos de oficina, gastos de personal, gastos de viaje, etc.

Si los registros contables no se han organizado durante mucho tiempo, en la auditoría puede ser necesario reconstruir el contexto comercial de cada transacción.

5) Explicación sobre empresas vinculadas y operaciones

Si la empresa de Hong Kong tiene relaciones comerciales con empresas en China continental, empresas en el extranjero, accionistas relacionados u otras entidades, también debe preparar explicaciones, incluyendo la relación de las transacciones, el motivo de los cobros y pagos, el contenido de los servicios, el flujo de mercancías, etc.

• Problemas comunes en la auditoría de empresas de Hong Kong

Con frecuencia, el problema no es que la empresa no tenga operaciones, sino que la documentación está incompleta.

Por ejemplo:

• Hay cobros en el flujo bancario, pero no se encuentra el contrato correspondiente.
• Se puede rastrear el pago del cliente, pero no hay factura ni pedido.
• Hay muchos pagos a proveedores, pero la documentación de compras está incompleta.
• Se mezclan las cuentas personales con las de la empresa.
• Múltiples transferencias de fondos sin poder explicar su propósito.
• Las operaciones se realizan en China continental o en el extranjero, pero falta una explicación del contexto comercial.

Estos problemas aumentan el costo de comunicación de la auditoría y pueden afectar el progreso de la misma. Por lo tanto, se recomienda que las empresas no esperen a recibir el formulario de declaración de impuestos para comenzar a buscar documentos, sino que organicen periódicamente contratos, facturas, flujos bancarios y registros comerciales durante su operación diaria.

• ¿Qué relación existe entre la auditoría y la declaración tributaria en Hong Kong?

El informe de auditoría de una empresa de Hong Kong se utiliza generalmente para la posterior declaración del impuesto sobre beneficios. El Departamento de Impuestos de Hong Kong indica que las empresas y las sociedades pueden presentar electrónicamente la declaración del impuesto sobre beneficios junto con los estados financieros requeridos, los cálculos tributarios y los formularios complementarios.

Por lo tanto, la auditoría no es un asunto aislado, sino un eslabón importante en el mantenimiento anual de cumplimiento de la empresa de Hong Kong. Si una empresa desea utilizar su empresa de Hong Kong a largo plazo para cobros, comercio y colaboración transfronteriza, debe prestar atención anticipadamente a los registros contables, la planificación de la auditoría y el ritmo de la declaración tributaria.

• ¿Qué asistencia puede ofrecer EasySail (佛山易启航)?

EasySail (佛山易启航) puede brindar servicios de consultoría de auditoría para empresas de Hong Kong ya registradas, ayudando a los clientes a comprender los requisitos de auditoría, los documentos necesarios, el proceso de tramitación y las consideraciones importantes, para que las empresas puedan prepararse adecuadamente para la auditoría.

Nuestros servicios incluyen:

• Consultoría previa a la auditoría de la empresa de Hong Kong
• Organización de los documentos financieros de la empresa
• Revisión de los flujos bancarios
• Preparación de contratos comerciales y facturas
• Recordatorio de la lista de documentos necesarios para la auditoría
• Explicación del proceso de auditoría
• Asistencia en la elaboración del informe de auditoría
• Consultoría sobre la declaración tributaria posterior y el mantenimiento del cumplimiento

Basándonos en la situación operativa real de la empresa cliente, el uso de sus cuentas bancarias, las transacciones comerciales y la integridad de sus documentos, ayudamos a la empresa a organizar los materiales necesarios para la auditoría, reduciendo los problemas de comunicación causados por falta de documentos, registros contables poco claros o explicaciones comerciales insuficientes.

Si su empresa de Hong Kong ya ha comenzado a recibir y realizar pagos, o planea utilizarla a largo plazo para cobros de comercio exterior, comercio electrónico transfronterizo, comercio internacional, expansión de marcas al exterior y colaboración con clientes en el extranjero, le recomendamos que organice los documentos de auditoría y realice los arreglos de cumplimiento anual lo antes posible.