Implantation en Asie du Sud-Est : comment enregistrer une société au Vietnam ?

Avec la demande croissante d'expansion à l'international des entreprises chinoises, de plus en plus de dirigeants s'intéressent au marché vietnamien. Le Vietnam, l'une des destinations prisées en Asie du Sud-Est pour la fabrication, le commerce et la chaîne d'approvisionnement, attire de nombreuses entreprises qui planifient à l'avance dans les domaines du commerce international, du e-commerce transfrontalier, de l'investissement étranger, de l'implantation d'usines, de la coopération dans la chaîne d'approvisionnement, de l'exportation de marques et des opérations locales.

Pour les entreprises qui prévoient de se développer en Asie du Sud-Est, de contacter des clients étrangers, de faire du commerce international, de mettre en place une chaîne d'approvisionnement à l'étranger, d'établir une usine à l'étranger ou de préparer une entité juridique offshore, l'enregistrement d'une société au Vietnam est une approche courante dans la planification des activités internationales.

Cependant, l'enregistrement d'une société au Vietnam ne se résume pas à soumettre des documents et à obtenir un certificat d'enregistrement. Avant de procéder, l'entreprise doit clarifier l'utilisation de la société, la structure des actionnaires, le champ d'activité, l'adresse d'enregistrement, l'ouverture de compte bancaire, l'enregistrement fiscal et les questions de maintenance ultérieure.

Si la planification préalable n'est pas claire, il peut arriver que « la société soit enregistrée, mais son utilisation réelle ne soit pas fluide ».

I. Quelles entreprises sont adaptées à l'enregistrement d'une société au Vietnam ?

Les types d'entreprises suivants s'intéressent généralement à l'enregistrement d'une société au Vietnam :

• Entreprises d'import-export
• Entreprises de e-commerce transfrontalier
• Sociétés de commerce international
• Entreprises prévoyant de se développer en Asie du Sud-Est
• Entreprises ayant besoin de coopérer avec des clients ou fournisseurs vietnamiens
• Entreprises nécessitant une entité juridique offshore pour signer des contrats
• Entreprises ayant des besoins de réception de paiements internationaux et de règlement international
• Entreprises prévoyant de lancer leur marque à l'international
• Entreprises ayant des besoins d'investissement à l'étranger, de mise en place de chaîne d'approvisionnement ou d'exploitation locale
• Entreprises prêtes à mener des activités de commerce, de services, de transformation, de fabrication ou de coopération de projets au Vietnam

Pour ces entreprises, une société au Vietnam n'est pas seulement une entité offshore, mais peut également faciliter la coopération avec les clients, la signature de contrats, l'ouverture de comptes bancaires, les réceptions de paiements transfrontaliers, l'exploitation de la marque, la connexion avec la chaîne d'approvisionnement et le développement des affaires locales.

II. Ce que les dirigeants doivent clarifier avant d'enregistrer une société au Vietnam

À quoi servira principalement la société ?

L'entreprise doit d'abord définir l'usage de l'enregistrement de la société au Vietnam.

S'agit-il de commerce international, de e-commerce transfrontalier, de réception de paiements à l'étranger, d'exploitation de marque, de coopération dans la chaîne d'approvisionnement, ou d'exploitation locale au Vietnam, de transformation, de fabrication ou d'investissement de projet ?

Selon l'usage, le plan d'enregistrement, le champ d'activité, la préparation des documents, les explications pour l'ouverture de compte bancaire et les arrangements de maintenance fiscale seront différents.

Si le but est simplement « d'enregistrer une société » sans usage commercial clair, l'ouverture de compte bancaire, l'enregistrement fiscal, la signature de contrats et l'exploitation réelle pourraient être compromis par la suite.

Comment organiser la structure des actionnaires ?

L'enregistrement d'une société au Vietnam implique des informations sur les actionnaires, les administrateurs, la participation, les bénéficiaires effectifs, le responsable des opérations, etc.

Avant de procéder, l'entreprise doit clarifier la structure de capital et les arrangements de gestion pour éviter des problèmes ultérieurs tels que des incohérences dans les documents, des responsabilités floues ou des relations de contrôle peu claires.

Si la structure implique une participation d'une société chinoise, d'actionnaires individuels, d'entités offshore ou de plusieurs niveaux d'actionnariat, il est encore plus conseillé de préparer à l'avance les relations de participation, les mandats et les déclarations de bénéficiaires effectifs.

Comment planifier le champ d'activité ?

Le champ d'activité détermine les activités que la société peut mener ultérieurement et influence également l'ouverture de compte bancaire, l'enregistrement fiscal et les explications commerciales.

L'entreprise doit planifier en fonction de ses activités réelles, sans choisir des descriptions vagues ou chercher à avoir le maximum de domaines.

Si la société prévoit de faire du commerce, du e-commerce transfrontalier, de la transformation industrielle, de la coopération dans la chaîne d'approvisionnement, de l'exploitation de marque, des services techniques ou des opérations locales, il est recommandé de vérifier avant l'enregistrement que le champ d'activité correspond aux scénarios d'utilisation futurs.

A-t-on besoin d'ouvrir un compte bancaire par la suite ?

De nombreuses entreprises, après avoir enregistré une société au Vietnam, ont également besoin d'ouvrir un compte bancaire au Vietnam ou de mettre en place d'autres comptes offshore.

Les banques examinent généralement le contexte commercial de l'entreprise, la provenance des clients, l'utilisation des fonds, le modèle de transaction, les documents des actionnaires et administrateurs, et l'activité réelle.

Par conséquent, avant l'enregistrement, il est conseillé de préparer les documents nécessaires à l'ouverture de compte, y compris la présentation de l'activité, la description de la provenance des clients, les informations sur les fournisseurs, les parcours prévus de réception et de paiement, les contrats et commandes, les documents sur les produits, les informations sur les plateformes de vente, etc.

Comment assurer la maintenance ultérieure de la société ?

L'enregistrement de la société au Vietnam ne signifie pas qu'elle peut être laissée sans gestion à long terme.

L'entreprise doit également s'occuper des déclarations fiscales, de la tenue des comptes, de la mise à jour annuelle, de l'utilisation du compte bancaire, de la mise à jour des informations de la société, etc.

Si la société est simplement enregistrée sans maintenance, cela pourrait affecter son utilisation normale, ainsi que le compte bancaire, la coopération avec les clients, l'exploitation de l'usine et l'avancement des affaires.

III. Quels documents sont généralement nécessaires pour enregistrer une société au Vietnam ?

Les documents requis varient selon le plan d'enregistrement, le type de société et la situation réelle de l'activité. Les documents courants incluent :

• Nom proposé de la société
• Pièces d'identité des actionnaires et administrateurs
• Justificatif de domicile des actionnaires et administrateurs
• Description du champ d'activité
• Description de l'utilisation de l'enregistrement
• Informations sur la structure du capital
• Documents relatifs à l'adresse d'enregistrement
• Documents relatifs à l'investisseur ou à la société mère
• Coordonnées et documents de base de la demande
• Autres documents demandés par l'autorité d'enregistrement

Si l'entreprise prévoit d'utiliser la société au Vietnam pour l'ouverture de compte bancaire, le commerce international, le e-commerce transfrontalier, la réception de paiements à l'étranger, l'exploitation locale ou l'implantation d'usine, il est conseillé de préparer également les documents suivants :

• Présentation de l'activité de l'entreprise
• Documents sur les produits ou services
• Description de la provenance des clients
• Informations sur les fournisseurs
• Contrats ou commandes
• Documents sur la coopération dans la chaîne d'approvisionnement
• Informations sur les plateformes de vente
• Site web de l'entreprise ou présentation
• Explications sur les réceptions et paiements prévus
• Documents de la société liée en Chine

Ces documents aident l'entreprise à expliquer clairement le contexte commercial et l'utilisation du compte aux banques, clients, partenaires ou autorités concernées.

IV. Points d'attention pour l'enregistrement d'une société au Vietnam

Ne pas se concentrer uniquement sur les frais d'enregistrement

Différents plans d'enregistrement correspondent à différents types de sociétés, champs d'activité, maintenances ultérieures, adaptabilité à l'ouverture de compte et scénarios d'utilisation.

L'entreprise ne doit pas seulement regarder le prix initial, mais surtout vérifier si la société enregistrée est adaptée à son utilisation réelle.

Ne pas négliger le champ d'activité

Le champ d'activité influence les opérations futures, l'enregistrement fiscal et les explications pour l'ouverture de compte bancaire.

Si le champ d'activité ne correspond pas à l'activité réelle, cela pourrait augmenter les coûts de communication et affecter l'utilisation effective de la société.

Ne pas attendre que les clients l'exigent pour enregistrer

L'enregistrement de la société, la préparation des documents, l'ouverture du compte bancaire et les services connexes prennent du temps.

Si l'entreprise a déjà des clients vietnamiens, des commandes, des opportunités de projet, des projets d'usine ou des plans pour le marché de l'Asie du Sud-Est, il est conseillé de planifier à l'avance l'entité légale pour éviter de devoir le faire en urgence lorsque les clients demandent à signer un contrat ou à effectuer un paiement.

Ne pas ignorer la conformité fiscale ultérieure

Après l'enregistrement d'une société à l'étranger, il est également nécessaire de s'occuper des déclarations fiscales locales, de la conservation des documents comptables et de la maintenance de la société.

Si la société est simplement enregistrée sans maintenance, cela pourrait affecter son statut normal et ses partenariats commerciaux.

Ne pas considérer l'enregistrement comme une simple formalité

L'enregistrement d'une société au Vietnam n'est qu'une partie de l'expansion internationale de l'entreprise.

Par la suite, d'autres questions peuvent survenir, telles que l'ouverture de compte bancaire, l'enregistrement fiscal, la conformité des contrats, les réceptions de paiements transfrontaliers, la gestion des flux financiers, la coopération dans la chaîne d'approvisionnement, l'exploitation de l'usine et la gestion locale.

Par conséquent, avant l'enregistrement, l'entreprise devrait plutôt planifier globalement en se demandant « comment la société sera utilisée par la suite ».

V. Quelles entreprises ont davantage besoin de planifier à l'avance l'enregistrement d'une société au Vietnam ?

Les entreprises suivantes sont invitées à se renseigner à l'avance sur l'enregistrement d'une société au Vietnam :

• Entreprises prévoyant de pénétrer le marché vietnamien et sud-est asiatique
• Entreprises ayant besoin de coopérer avec des clients ou fournisseurs vietnamiens
• Entreprises pratiquant le commerce international et l'import-export
• Entreprises ayant des besoins en e-commerce transfrontalier ou en réception de paiements internationaux
• Entreprises prévoyant de signer des contrats via une société vietnamienne
• Entreprises ayant des besoins d'exportation de marque, de coopération dans la chaîne d'approvisionnement ou d'exploitation locale
• Entreprises prévoyant de faire de la transformation, de la fabrication ou d'implanter une usine au Vietnam
• Entreprises ayant besoin d'ouvrir un compte bancaire, de s'enregistrer fiscalement et d'assurer une maintenance à long terme

Si l'entreprise souhaite simplement enregistrer une société offshore sans usage commercial clair, elle pourrait rencontrer de nombreux problèmes par la suite en matière d'ouverture de compte, d'utilisation du compte, de déclaration fiscale, de coopération dans la chaîne d'approvisionnement et de conformité locale.

VI. Questions fréquentes sur l'enregistrement d'une société au Vietnam

La société enregistrée au Vietnam peut-elle être utilisée directement pour recevoir des paiements ?

L'enregistrement de la société et l'ouverture du compte bancaire sont deux étapes distinctes.

Si l'entreprise a besoin de recevoir des paiements de l'étranger, il est conseillé de planifier en même temps les documents nécessaires à l'ouverture du compte bancaire et la description du contexte commercial. Les banques examinent généralement l'utilisation de la société, la provenance des clients, le modèle de transaction, les flux financiers et l'activité réelle.

L'enregistrement d'une société au Vietnam est-il adapté à l'implantation d'une usine ou à la mise en place d'une chaîne d'approvisionnement ?

Si l'entreprise a des clients vietnamiens, des partenaires fournisseurs, des besoins de transformation, de fabrication, d'implantation d'usine, de transfert de chaîne d'approvisionnement ou d'exploitation locale, elle peut envisager d'enregistrer une société au Vietnam en fonction de sa situation réelle.

Cependant, il faut également évaluer l'investisseur, le champ d'activité, l'adresse d'enregistrement, les exigences sectorielles, les besoins d'ouverture de compte bancaire et la maintenance fiscale ultérieure.

Faut-il assurer la maintenance après l'enregistrement de la société au Vietnam ?

Oui.

Après l'enregistrement, l'entreprise doit s'occuper des déclarations fiscales, de la mise à jour annuelle, de l'utilisation du compte bancaire, de la mise à jour des informations de la société, de la conservation des contrats et des documents comptables, etc.

Qu'est-ce qui est le plus souvent négligé avant l'enregistrement d'une société au Vietnam ?

Le plus souvent négligé, c'est le scénario d'utilisation future.

De nombreuses entreprises se concentrent uniquement sur la possibilité d'enregistrement, la durée et les coûts, sans anticiper l'ouverture de compte, la fiscalité, les contrats commerciaux, les flux financiers, le champ d'activité, l'exploitation de l'usine et la maintenance annuelle, ce qui conduit à une société enregistrée qui n'est pas facile à utiliser.

Une société au Vietnam est-elle adaptée au développement du marché de l'Asie du Sud-Est ?

Si les clients, la chaîne d'approvisionnement, la production ou les investissements de l'entreprise sont liés au Vietnam et aux marchés environnants de l'Asie du Sud-Est, la société vietnamienne peut être envisagée comme partie de la structure offshore.

Cependant, cela dépend de l'activité réelle, des flux financiers, de l'orientation sectorielle et des besoins opérationnels futurs.

VII. Quels services EasySail (Foshan) peut-il offrir ?

EasySail (Foshan) propose des services de conseil pour l'enregistrement de sociétés au Vietnam, aidant les entreprises ayant des projets de développement en Asie du Sud-Est à comprendre les conditions de création, les documents requis, les procédures et les questions de maintenance ultérieure, afin de les aider à planifier leur enregistrement offshore.

Les services proposés par EasySail incluent :

• Conseil avant l'enregistrement de la société au Vietnam
• Aide à la compréhension des exigences de base, des scénarios d'application, des procédures et des points d'attention pour l'enregistrement d'une société au Vietnam.
• Élaboration d'un plan d'enregistrement adapté
• En fonction de l'utilisation commerciale, de l'orientation des activités, de la structure des actionnaires et des besoins de développement en Asie du Sud-Est, aide à élaborer un plan d'enregistrement approprié.
• Suggestion de nom de société et de champ d'activité
• En fonction de l'orientation réelle de l'activité, aide à planifier à l'avance le nom et le champ d'activité pour réduire les problèmes d'inadéquation ultérieure.
• Préparation des documents et coordination des procédures
• Aide à préparer les documents des actionnaires et administrateurs, la description de l'utilisation de l'enregistrement, la description du champ d'activité, les documents de base de la demande, et coordonne les procédures d'enregistrement.
• Conseil sur l'ouverture de compte bancaire et la conformité
• Fournit des conseils et rappels sur l'ouverture de compte bancaire au Vietnam, l'enregistrement fiscal, la mise à jour annuelle, l'utilisation du compte et la mise à jour des informations de la société, pour aider l'entreprise à se préparer à l'utilisation future.

VIII. Il est conseillé de planifier à l'avance l'enregistrement d'une société au Vietnam

Pour les entreprises qui prévoient de faire du commerce international, du e-commerce transfrontalier, de la coopération dans la chaîne d'approvisionnement, de l'exportation de marque, de l'investissement à l'étranger, de l'implantation d'usine ou de l'expansion en Asie du Sud-Est, l'enregistrement d'une société au Vietnam n'est pas une simple formalité, mais une partie intégrante de leur stratégie d'expansion internationale.

Avant de procéder, l'entreprise est invitée à clarifier l'utilisation de la société, le modèle commercial, la structure des actionnaires, les besoins d'ouverture de compte, le champ d'activité et les arrangements de maintenance ultérieure.

Plus la planification est claire en amont, plus l'utilisation de la société sera fluide par la suite, ce qui favorisera le développement à long terme des activités internationales de l'entreprise.

Si vous envisagez d'enregistrer une société au Vietnam ou souhaitez en savoir plus sur les conditions, les documents requis, les procédures et les questions de maintenance, vous pouvez contacter EasySail (Foshan) pour plus de conseils. Nous vous aiderons, en fonction de votre situation réelle, à préparer votre enregistrement et à soutenir vos projets en Asie du Sud-Est.